Fases del proceso de licitación pública

La contratación pública conecta a los organismos que necesitan bienes o servicios con las empresas que pueden proveerlos. Para optimizar la gestión de estos procedimientos, es necesario comprender el flujo de trabajo completo y las fases del proceso de licitación pública desde ambas perspectivas: la del órgano de contratación (quien publica) y la del licitador (quien oferta).

A continuación, detallamos las etapas normativas que componen el expediente y cómo la tecnología permite agilizar cada una de ellas.

Fases del proceso para la entidad pública

Desde la perspectiva de la administración, el procedimiento se rige por la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP) y busca garantizar la eficiencia del gasto y la seguridad jurídica.

1. Preparación y planificación de la licitación

Esta fase interna abarca desde la detección de la necesidad hasta la publicación del anuncio en los portales oficiales como la Plataforma de Contratación del Sector Público. 

El órgano de contratación debe definir el objeto del contrato, asegurar el presupuesto y redactar los documentos clave: la memoria justificativa, el Pliego de Prescripciones Técnicas (PPT) y el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP).

• En esta etapa, el uso de herramientas de inteligencia de mercado permite consultar históricos de licitaciones similares para ajustar los precios. Esta tecnología resulta clave para articular con garantías las consultas preliminares del mercado (art. 115 LCSP), analizando la capacidad real del sector para satisfacer la necesidad antes de licitar. Asimismo, la generación de documentos con IA facilita la redacción de borradores de PPT y PCAP, aplicando validaciones automáticas para reducir errores normativos antes de la publicación.

2. Selección y valoración de ofertas

Tras la publicación y recepción de propuestas, la mesa de contratación procede a su apertura. El objetivo en esta fase del proceso de contratación es seleccionar la oferta con la mejor relación calidad-precio, evaluando criterios técnicos (juicios de valor) y económicos (fórmulas).

3. Adjudicación y formalización del contrato

Una vez clasificadas las propuestas por orden de valoración, se inicia el requerimiento previo a la adjudicación. De conformidad con el artículo 150.2 de la LCSP, este trámite no se dirige a todos los participantes, sino únicamente al licitador que ha presentado la mejor oferta, a quien se le solicita, además de la acreditación de su capacidad y solvencia, la constitución de la garantía definitiva y, en su caso, la documentación justificativa de la adscripción de medios.

Tras la correcta cumplimentación de este trámite, se dicta la resolución de la adjudicación. Posteriormente, y respetando el plazo de espera en los casos susceptibles de Recurso Especial (REMC), se procede a la formalización del contrato. En esta fase, herramientas de IA para el análisis documental permiten asistir en la validación de los certificados, agilizando la comprobación de los requisitos vigentes y reduciendo los tiempos administrativos.

4. Ejecución del contrato

Se inicia la prestación del servicio, obra o suministro. La entidad pública asume la función de supervisión para asegurar que la ejecución cumple estrictamente con lo estipulado en los pliegos.

5. Extinción del contrato

El proceso de licitación finaliza cuando expira el plazo establecido, incluyendo las posibles prórrogas, y se liquida el expediente tras recibir la prestación a satisfacción.

Fases del proceso para la empresa privada

Para el proveedor, participar en el proceso de licitación pública requiere centrarse en la identificación de negocio y la competitividad de la oferta.

1. Detección de oportunidades (necesidades)

Dada la cantidad de anuncios diarios en múltiples plataformas, el primer paso es identificar la licitación adecuada.

• Para evitar búsquedas manuales ineficientes, es recomendable utilizar sistemas de alertas personalizables en tiempo real. Estas herramientas permiten filtrar oportunidades no solo por código CPV, sino también por palabras clave específicas, sector o zona geográfica, asegurando que la empresa recibe únicamente las licitaciones relevantes.

En esta fase, el análisis de solvencia técnica suele ser el mayor cuello de botella. Para agilizarlo, la IA no solo resume la documentación, sino que cruza los datos del PCAP con el histórico de la empresa para ofrecer un porcentaje de compatibilidad inmediato, facilitando el descarte temprano de oportunidades no viables.

2. Análisis de viabilidad

Antes de dedicar recursos a preparar una propuesta, la empresa debe decidir si es rentable presentarse (análisis Go/No-Go). Esto implica revisar los pliegos para verificar requisitos de solvencia y márgenes económicos de la licitación.

• Optimización tecnológica: El uso de funcionalidades como el resumen de pliegos con IA o un chatbot experto cargado con la licitación permite extraer datos clave del expediente de forma inmediata (como clasificaciones requeridas o criterios de adjudicación) para tomar decisiones rápidas y fundamentadas.

3. Preparación y presentación de la oferta

Si el análisis es positivo, la empresa procede a la redacción de la memoria técnica y la oferta económica. Es crítico ajustar la propuesta a los criterios de valoración y presentarla en tiempo y forma para evitar la exclusión del proceso de licitación.

4. Adjudicación y ejecución del contrato

Si la empresa resulta adjudicataria, debe aportar la documentación administrativa final y formalizar el contrato. Posteriormente, comienza la ejecución del proyecto según los compromisos adquiridos en la oferta.

Checklist de errores críticos que pueden excluirte del proceso

Incluso con una oferta técnica brillante, muchos licitadores y órganos de contratación cometen errores formales que pueden invalidar todo el trabajo previo. La normativa es estricta y el más mínimo defecto de forma puede suponer la exclusión directa.

A continuación, detallamos los puntos de control esenciales donde no puedes fallar:

Para las empresas licitadoras:

• Confusión de sobres (Contaminación de la oferta): Es el error más frecuente y letal. Introducir información de la oferta económica (Sobre C - Criterios automáticos) dentro del sobre de documentación técnica sujeta a juicio de valor (Sobre B) vulnera el principio de secreto de las proposiciones. Esto provoca la exclusión automática e irreversible de la licitación.
• Firma electrónica inválida: No basta con que el documento parezca firmado. La firma debe ser válida, estar vigente en el momento de la presentación y cubrir la totalidad de los archivos requeridos (huella electrónica). Un certificado caducado o revocado en el momento del envío dejará la oferta fuera.
• Solvencia no acreditada: Presentarse a una licitación cuyos requisitos económicos (volumen de negocio) o técnicos (certificados de buena ejecución) superan la capacidad de la empresa. Si no cumples por ti mismo, es obligatorio recurrir formalmente a la integración de solvencia con medios externos (art. 75 LCSP) presentando el compromiso por escrito de dichas entidades.
• La trampa del último minuto: Los fallos técnicos en la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP) o en las plataformas autonómicas durante los últimos minutos del plazo no suelen ser excusa legal válida para la admisión fuera de tiempo, salvo que se demuestre una caída generalizada del sistema imputable a la administración.

Para las entidades públicas:

• Pliegos con criterios discriminatorios o limitativos: Establecer requisitos de solvencia o prescripciones técnicas desproporcionadas que limiten injustificadamente la concurrencia. Esto es motivo directo de interposición de un Recurso Especial en Materia de Contratación (REMC), siempre que el valor estimado del contrato supere los umbrales establecidos (art. 44 LCSP), paralizando el procedimiento.
• Falta de desglose de costes: El presupuesto base de licitación debe detallarse correctamente. Es imperativo desglosar los costes directos e indirectos y, específicamente, los costes salariales estimados según el convenio laboral de referencia (art. 100.2 LCSP). La omisión de este desglose es causa frecuente de nulidad de los pliegos.
• Motivación insuficiente en la adjudicación: Adjudicar el contrato basándose en criterios subjetivos (juicios de valor) sin una memoria técnica que justifique detalladamente por qué una puntuación es superior a otra. La falta de motivación genera indefensión y es una de las principales causas de estimación de recursos en los tribunales administrativos.

Consejo Tendios: 

Muchos de estos errores humanos, como la falta de desglose de costes o la confusión de requisitos de solvencia, se pueden prevenir utilizando asistentes de IA que validan la coherencia de los pliegos y analizan automáticamente los requisitos del expediente antes de presentar la oferta.

Preguntas frecuentes sobre el proceso de licitación pública

¿Cuánto dura el proceso completo de una licitación pública? 

El plazo total varía según el tipo de procedimiento y objeto del contrato. En un procedimiento abierto estándar:

Total aproximado: 4-6 meses desde la detección de la necesidad hasta la firma del contrato. Los procedimientos con negociación o diálogo competitivo pueden extenderse 8-12 meses.

• Nota: Los procedimientos complejos, como aquellos con negociación o diálogo competitivo, pueden extenderse entre 8 y 12 meses.

¿Puede una empresa presentarse a cualquier licitación? 

No necesariamente. Debe cumplir requisitos de:

1. Capacidad de obrar: Estar constituida legalmente
2. Habilitación profesional: Contar con las autorizaciones específicas del sector (ej: licencias sanitarias, industrial, etc.)
3. Solvencia económica y técnica: Demostrar experiencia y recursos suficientes según los umbrales del PCAP
4. Clasificación empresarial: En algunos contratos de obras y servicios, es obligatorio estar clasificado en el grupo y subgrupo correspondiente

Es fundamental leer los requisitos de solvencia ANTES de empezar a preparar la oferta para evitar exclusiones.

¿Puede la administración cancelar una licitación después de publicarla?

Sí, el órgano de contratación puede decidir no adjudicar o celebrar el contrato en cualquier momento antes de la adjudicación, siempre que existan razones justificadas (art. 152 LCSP). Sin embargo, las consecuencias económicas para el licitador varían según la figura jurídica empleada:

• El Desistimiento: Se produce por una infracción no subsanable de las normas de preparación o del procedimiento (un error legal del órgano de contratación). En este caso, sí existe derecho a indemnización. El artículo 152.3 de la LCSP especifica que la administración deberá compensar a los licitadores por los gastos originales en los que hayan incurrido para la preparación de la oferta. Además, el desistimiento no impide volver a iniciar el procedimiento una vez subsanado el error.
• La Renuncia: Se debe a razones de interés público debidamente justificadas (por ejemplo, desaparece la necesidad). En este supuesto, la norma no contempla indemnización general para los licitadores por los gastos de preparación, salvo que se acredite mala fe o arbitrariedad extrema. A diferencia del desistimiento, la renuncia impide promover una nueva licitación sobre el mismo objeto mientras subsistan las razones alegadas.

Conclusión: la ventaja de dominar ambas perspectivas

Comprender las fases del proceso de licitación pública desde las dos perspectivas —administración y empresa— no es solo un ejercicio académico: es una ventaja competitiva tangible.

Las tecnologías GovTech y GovAI están democratizando el acceso a esta información. Lo que antes requería años de experiencia y equipos especializados, ahora puede optimizarse mediante herramientas de inteligencia artificial que analizan históricos, validan documentos y predicen probabilidades de éxito.

Para las administraciones públicas:

Conocer las dificultades que enfrentan los licitadores al interpretar pliegos complejos permite diseñar procedimientos más claros, lo que se traduce en:

• Mayor concurrencia (más ofertas = mejor competencia)
• Menos recursos y reclamaciones
• Ejecuciones de mayor calidad

Para las empresas privadas:

Entender el proceso interno de valoración permite:

• Preparar ofertas más alineadas con los criterios de adjudicación
• Anticipar requerimientos documentales
• Optimizar el tiempo dedicado a cada licitación pública

El futuro de la contratación pública es más transparente, más eficiente y más accesible para todos los actores. La clave está en dominar el proceso completo y aprovechar las herramientas adecuadas en cada fase.